313

Обзор Bitcop: «Умная» система учета и контроля рабочего времени сотрудников

В условиях финансовой нестабильности и массового перевода сотрудников на удаленную работу бизнес поспешно ищет возможности сократить убытки и обеспечить хотя бы минимальный мониторинг работы персонала. В этом на помощь может прийти система учета рабочего времени сотрудников Bitcop (https://bitcop.ru/), которая в “мирное” время уже зарекомендовала себя как полезное решение для управленческого учета. С Bitcop руководителю понятно, чем занимается сотрудник в рабочее время, и это упрощает выявление перспективных и малоэффективных кадров. Внедрение системы положительно влияет и на самих работников: будучи проинформированы о ведении наблюдения, они повышают свою самоотдачу.

реклама
Фото: Из личного архива

Особенно важен контроль занятости, когда в организации увеличивается число сотрудников, работающих удаленно. Вместе с этим повышаются риски прокрастинации, простоев, срывов сроков при выполнении важных задач и банального бездействия, которое труднодоказуемо. Оснащение личных компьютеров агентом Bitcop поможет проверить, как расходовал сотрудник свое рабочее время. Агент способен вести анализ строго в определенные промежутки времени, которые позиционируются как рабочие - в остальное время сотрудник может пользоваться личным ПК так, как ему заблагорассудится. Если удаленный пользователь работает по сдельной оплате труда, то данные от системы контроля рабочего времени (отчеты, графики, скриншоты) послужат основой для определения реального времени, подлежащего оплате.

Учет рабочего времени - “блажь начальника” или необходимость?

До сих пор многие компании считали, что вполне способны обойтись без дополнительных средств контроля производительности сотрудников - с их стороны достаточно было внешнего соблюдения корпоративных требований и демонстрации вовлеченности в работу. Однако изменившиеся экономические реалии заставляют по-новому взглянуть на этот вопрос. На первый план выходит сохранение бизнеса хотя бы в черте нулевой доходности (получение сколько-нибудь ощутимой прибыли - это, скорее, роскошь, доступная далеко не всем сферам деятельности). Долгим будет этот период или нет - никто не знает. Ясно одно: нужно “потуже затянуть пояса” и использовать все ресурсы по-максимуму, чтобы пережить трудное время. Оптимальным будет использовать его для объединения усилий начальства и сотрудников в целях сохранения компании (и заинтересованные в этом сотрудники должны понять мотивы руководства, именно сейчас внедряющего систему учета рабочего времени).

реклама
Фото: Из личного архива

Что можно увидеть на практике? Некоторые сотрудники привычно продолжают расходовать ценные часы на действия, бесполезные с точки зрения прямых служебных обязанностей. Например, огромную долю рабочего времени офисного персонала в компаниях всех уровней поглощают социальные сети (где-то они могут быть разрешены и даже приветствоваться, но все же не должны становиться основным занятием сотрудника в течение рабочего дня). Руководитель обязан иметь возможность “держать руку на пульсе” и своевременно пресечь подобную деятельность (а для этого, как минимум, быть оперативно информированным о данных фактах). Система Bitcop соберет информацию о том, с каким ПО и ресурсами работал пользователь, оповестив ответственное лицо о нарушениях по e-mail и представив статистику с категоризацией по продуктивности (настройки отнесения рабочего инструмента к продуктивному и не продуктивному для каждой должности могут быть индивидуальны). Таким образом, достаточно будет взглянуть на отчет системы, чтобы получить представление о вовлеченности сотрудника в трудовой процесс и предпринять необходимые шаги по исправлению ситуации. Отсутствие такого контроля может привести к тому, что работодатель, фактически, будет оплачивать не выполнение сотрудником его служебных обязанностей, как они зафиксированы в Трудовом договоре, а решение личных вопросов и преследование собственных интересов.

Информационная безопасность как важное условие успешного бизнеса

Индивидуальность компании является важным залогом успеха в работе: это и узнаваемый корпоративный стиль, и уникальные продукты, и доверие контрагентов и потребителей. Однако неосторожные (а иногда и намеренно вредоносные) действия сотрудников могут быстро навредить репутации, которая создавалась годами. Отдельной опасностью является использование сотрудником корпоративной почты или иных средств коммуникации (мессенджеры, социальные сети). Через них могут быть намеренно или ненамеренно разглашены важные сведения, переданы служебные документы.

реклама
Фото: Из личного архива/ Bitcop

Утечка корпоративной информации будет на руку конкурентам, поэтому следует особенно позаботиться о ее предотвращении. Если диверсия со стороны конкурирующей организации исключена (проверены все аппаратные причины утечек), то служба безопасности внимательно изучает действия штатных сотрудников, и в этом ей приходят на помощь системы контроля и учета рабочего времени.

К примеру, Bitcop документирует время начала и окончания работы сотрудника за выделенным ему ПК. Если человек приходит на работу заблаговременно либо задерживается после окончания рабочего дня, правильным было бы обратить внимание на этот факт: он может искать возможности “без лишних глаз” скопировать конфиденциальную служебную информацию. Снимки экрана в Bitcop, а также протокол запущенных программ дадут представление о том, чем в действительности мог заниматься работник во внеурочное время.

Анализ поисковых запросов также способен предоставить службе безопасности пищу для размышлений. В частности, сотрудники, занимающиеся поиском новой работы, ненадежны с точки зрения лояльности к текущему месту занятости, поэтому не лишним будет взять их на особый контроль и выработать верные управленческие решения.

Bitcop предоставляет руководству полную картину деятельности сотрудников за своими рабочими компьютерами, независимо от того, штатно они работают или удаленно. Это существенно повышает информационную безопасность компании, а также дает представление о благонадежности и ответственности каждого из членов команды.

Выявление неэффективных сотрудников как способ “оздоровления” команды

Любой владелец бизнеса хочет видеть своих сотрудников сплоченной командой, с полной самоотдачей работающей на благо себя и компании. Особенно это важно, если организация сталкивается с внешними вызовами - неблагоприятной экономической обстановкой или высоким уровнем конкуренции. Иногда на команде держится абсолютно все, и малоэффективный персонал вполне способен стать причиной “кораблекрушения” в бизнесе, особенно для небольших начинающих проектов и стартапов с малой численностью штата.

Естественно, что ни один руководитель, особенно в условиях стесненных ресурсов, не хочет (и не обязан) оплачивать впустую потраченное время. Рабочий день, как он закреплен в Трудовом договоре, работодатель приобретает у работника за плату, и поэтому имеет право требовать выполнения прямых служебных обязанностей. Однако на практике выявить неэффективных сотрудников непросто - часто они успешно имитируют рабочую деятельность, не вызывая подозрений.

На помощь придет система контроля и учета рабочего времени Bitcop, которая непредвзято и точно протоколирует все действия сотрудников на их рабочих ПК, выдавая руководителю исчерпывающую информацию в виде графиков и отчетов с пометками об эффективно, неэффективно и нейтрально проведенных временных интервалах. Данные, полученные системой, могут служить доказательствами того, что обвинения не голословны и начальник не “придирается на пустом месте” к сотруднику, который непонятно почему впал в немилость.

Внедрение Bitcop, сопровожденное грамотной просветительской работой с персоналом, само по себе может стать инструментом регулирования и оздоровления штата: сотрудники, не желающие повысить свой КПД, сразу отсеются в поисках более привычных условий труда, а перспективная часть команды заинтересуется возможностями продвижения по службе на основе объективных данных о качественно выполняемой работе.

Возможности системы Bitcop по анализу продуктивности персонала

реклама
Фото: Из личного архива/ Bitcop

Система Bitcop является современным решением для всестороннего анализа занятости персонала. Важно, что она подходит как небольшим организациям, так и масштабным корпорациям с разветвленной сетью филиалов и территориально удаленных сотрудников.

Агент Bitcop может быть быстро и централизованно развернут на всех компьютерах предприятия. Он собирает данные неявно для пользователей и не перегружает внутреннюю сеть, а предоставляемые программой отчеты (с возможностью выгрузки в различные форматы и печати) приятно удивляют своим охватом интересующих руководителя данных:

· Учет времени - начало и окончание рабочего дня, общее количество отработанного времени, объем активного времени и простоев, данные по опозданиям, ранним уходам и переработкам.

· Продуктивность - общее время работы, которое в процентном соотношении делится на продуктивное и непродуктивное.

· Программы - время работы по каждой из интересующих программ.

· Структура дня - активное (продуктивное и непродуктивное), а также неактивное время по часам рабочего дня в отношении каждого из сотрудников.

· Хронометраж дня - подробная раскладка последовательности действий в течение рабочего дня по каждому сотруднику.

· Работа с программами - временное и процентное соотношение использования программ в течение дня по сотрудникам.

· Снимки экрана - скриншоты происходящего на ПК сотрудника с заданной периодичностью, с указанием времени и запущенной программы.

· Задачи - анализ продуктивности по задачам, назначаемым сотрудникам.

· Поисковые запросы - перечень текстов поисковых запросов и используемых для этого поисковых систем по сотрудникам с указанием времени запроса.

· Оперативная сводка - быстрый способ узнать, чем занимаются пользователи в текущий момент (с указанием статуса (“Работает”/”Отошел”), текущего запущенного приложения и данных о времени последней активности).

· События - перечень событий, на которые руководителю рекомендуется обратить внимание.

Все отчеты могут строиться по выбранному периоду времени, а также в разрезе интересующих сотрудников, их групп или рабочих задач.

Система Bitcop отличается очень гибкими настройками анализа продуктивности, которые можно откалибровать в зависимости от специфики деятельности и служебных задач конкретных сотрудников, групп, отделов. Различные аспекты мониторинга могут быть включены или отключены для полного соответствия политике организации. Настраиваются и возможности самих сотрудников по взаимодействию с системой: видимость значка агента в системном трее, способность останавливать и приостанавливать мониторинг, доступ к личной статистике.

реклама
 Фото: Из личного архива/ Bitcop

К удобным особенностям настроек в Bitcop можно отнести следующие:

1. Возможность задавать индивидуальные графики работы и календари сотрудников, чтобы учесть реальный цикл производства компании.

2. Установка пользовательских настроек мониторинга и анализа продуктивности по отделам и сотрудникам - некоторые группы или представители штата могут требовать большего или меньшего внимания.

3. Включение уведомлений для определенных групп наблюдения и групп получателей о возникновении событий из настраиваемых “черно-белых” списков. Такое уведомление позволит быстро отреагировать на возникшее нарушение в рабочем процессе.

4. Настройка продуктивности в отношении указываемых администратором программ и сайтов. Данная опция позволяет учесть специфику деятельности организации.

5. Указание продуктивности в отношении различных типов оффлайн-активности (например, перерыв, встреча, совещание). Настройка поможет, насколько это возможно, контролировать рабочую деятельность сотрудника не за ПК путем ранжирования причин его отсутствия (проставляются сотрудником самостоятельно).

6. Задание настроек по блокировке программ и сайтов. Некоторые ресурсы и ПО можно запретить напрямую, если взаимодействие с ними не входит в служебные обязанности.

7. Установка периодов для хранения скриншотов и данных мониторинга. Руководитель сам определяет, как долго Bitcop будет хранить снимки экрана и данные статистики. Это позволяет найти баланс между возможностью просмотреть ранее собранные сведения и поддержанием наличия необходимого свободного пространства на сервере.

8. Взаимодействие Bitcop c Active Directory обеспечивает простую и быструю загрузку в систему учета рабочего времени реальной организационной структуры компании. Bitcop и Active Directory связываются по набору ключевых полей, поэтому любые изменения учетных данных пользователей сразу отразится в учетной системе. Это особенно актуально для крупных организаций, поскольку позволяет поддерживать единообразие оргструктуры и исключает двойной ввод при изменении параметров пользователей.

реклама
 Фото: Из личного архива/ Bitcop

Немаловажным является и то, что Bitcop предоставляет API-интерфейс для взаимодействия с любым другим программным обеспечением, используемым в организации. Через API-интерфейс данные системы контроля персонала могут автоматически подгружаться в другую корпоративную систему, например, расчетную - для премирования и депремирования сотрудников на основании данных о их продуктивности.

Bitcop - это по-настоящему “умная” система учета рабочего времени сотрудников, которая контролирует результативность каждой единицы штата. Для некоторых организаций, особенно находящихся в непростых условиях, внедрение такого инструмента позволит “остаться на плаву” за счет оптимизации бизнес-процессов и значительному снижению издержек. Подробнее о возможностях системы можно узнать, посетив официальный сайт разработчика системы Bitcop. Также для ознакомления доступна демонстрационная версия, которая поможет быстро понять, насколько программа отвечает потребностям организации.

Оставить комментарий (0)
Загрузка...

Топ читаемых

Самое интересное в регионах